Arviointi hallituksen kehittämisen työkaluna

26.01.2022

Jari Ovaskainen

Tutkin diplomityössäni lisäarvohallituksen toimintaa, mistä lisäarvo muodostuu ja miten lisäarvohallituksen toiminta palvelee yrityksen tarpeita.

Hallituksen kehittäminen on keskeisessä roolissa lisäarvohallituksen muodostamisessa ja kehittämisessä. Kehittämiseen liittyy oleellisesti arviointi, jota hallitus voi suorittaa joko sisäisesti tai ulkoisesti. Arvioinnin tarkoituksena on rakentaa ymmärrystä hallituksen sen hetkiseen tilaan ja kehitystarpeisiin. Arviointia voi ajatella myös "luotaimena", jonka avulla voi ymmärtää hallituksen sen hetkinen tilan puuttumatta sen toimintaan. Muille kuin ammattivalmentajille palautteen antaminen voi olla haastavaa, varsinkin kehitystarpeiden yhteydessä. Hallitustyön kehittymisen kannalta kokonaisvaltainen, säännönmukainen ja yrityksen tilanteeseen sopiva toiminnan arviointi on ensiarvoisen tärkeää ja tarjoaa pohjan toiminnan kehittämiselle. Omistajastrategia luo pohjan hallituksen toiminnalle, ja varsinkin kasvuyrityksessä aika on se kallein resurssi. Toimintaan liittyy riskejä ja strategisia valintoja, jolloin omistajien täytyy reagoida nopeasti. Hallituksen itsearviointi voi toimia "vipuna", jolla tunnistetaan hallituksen kehittämistarve ja mahdolliset suunnanmuutokset. Hallitustyöhön liittyen ensimmäiseksi voi arvioida missä määrin omistajat, hallitus ja johto hyödyntävät hallituksen täyden potentiaalin? Voisiko toiminnan viedä arvioinnin ja siihen kytketyn kehittämisen kautta seuraavalle tasolle, jolloin kehitys todentuu tuloslaskelman ylä- ja alarivillä. Arviointi on investointi, joka maksaa itsensä takaisin.

Yrityksen kehittymiseen ja elinkaareen liittyvät murrosvaiheet tulisi synkronoida hallituksen kehittämiseen. Kehittäminen voi tarkoittaa toimintamalleja, kokouskäytäntöjä, hallituksen osaamisen kehittämistä tai jäsenistöä koskevia vaihdoksia. Varsinkin kasvuyrityksessä toimivan lisäarvohallituksen arvonluonti voi liittyä tiettyyn elinkaaren vaiheeseen, jolloin arvioinnin kautta on mahdollista tunnistaa, miten hallitus palvelee yrityksen sen hetkistä tarvetta ja mihin kehityspanokset kannattaa suunnata. Itsearviointia on mahdollista hyödyntää matalalla kynnyksellä. Yksi esimerkki on hallituksen kokouksen jälkeen tapahtuva keskustelu, jossa puheenjohtajan johdolla arvioidaan kokouksen kulkua ja onnistumista. Joissakin yrityksissä̈ hyödynnetään "hallituksen varttia", jolloin hallitus jatkaa kokousta ilman toimitusjohtajaa "vartin", jolloin voidaan keskustella vapaammin. Laajempi arviointi voi tapahtua toimintaa ohjaavan vuosikellon rytmittämänä. Tässä tapauksessa arviointi kannattaa suunnitella niin, että arvioinnin jatkuvuus ja pitkän aikavälin tavoitteet toteutuvat. Vuosittain kerättyjä tuloksia on mahdollista verrata toisiinsa ja todentaa hallituksen kehitys. Arviointi itsessään ei tee hallitusta paremmaksi, vaan arviointituloksien tulkinta, niistä johdetut kehitystoimenpiteet ja muutosten jalkauttaminen hallituksen toimintaan.

Diplomityöni mukaan hallitustyön kehittäminen nähdään tärkeänä osa-alueena ja aineiston perusteella yritykset suorittavat arviointia systemaattisesti osana hallitustyötä seuraavasti:

  • Hallituksen toiminnan yleinen kehittäminen, jossa keskitytään hallituksen toimintaan, työkaluihin ja -menetelmiin, vuosikelloon, viestintään ja määritellään mahdollisia painopistealueita
  • Hallituksen osaamisen kehittäminen, jossa keskitytään kartoittamaan miten nykyinen osaaminen ja jäsenistö palvelee yrityksen toimintaa ja millaista osaamista tulevaisuudessa tarvitaan.

Pidemmän aikaa toimineen hallituksen osalta arviointi toimii hyvänä herättelijänä itsearviointina ja myös ulkopuolisen toimijan toteuttamana. Kasvuyhtiöiden hallituksessa jäsenet ovat kiinnostuneita yhtiön ja oman osaamisen kehittämisestä, jolloin arviointi toimii motivaation lisääjänä molempiin suuntiin. Hallituksen kehittäminen on pitkäjänteistä tekemistä, perustuu luottamukseen, vaatii sitoutumista ja yhteisen tahtotilan kehittämiselle. Hallituksen kehittäminen on riskittömämpää ja nopeampaa olemassa olevaa jäsenistöä kehittämällä, niin että kaikkien potentiaali saadaan hyödynnettyä omistajastrategian toteuttamiseen hallitustyön tasolla. Arvioinnin seurauksena voidaan tunnistaa myös jäsenistöön liittyvä vaihtotarve, siinäkin arviointi palvelee tarkoitusta lisäämällä ymmärrystä siitä, millaista osaamista hallitukseen tarvitaan.

Perehdyttämisellä on erittäin merkittävä vaikutus hallituksen toimintaan. Uudelle jäsenelle on tärkeää saada riittävä ymmärrys yrityksen tilanteesta ja odotuksista omaan hallitusrooliin liittyen. Pitkäkään kokemus ei takaa tuloksia, ellei potentiaalia saada hyödynnettyä. Kytkemällä arviointi perehdytykseen on mahdollista tunnistaa uuden hallitusjäsenen integroituminen ja kohdistaa perehdytystä tarpeen mukaan, niin että uusi jäsen on saatu toimintaan tehokkaasti mukaan.

-Jari Ovaskainen